Definition and Example of Inquiry Letter

Inquiry letter atau surat permintaan keterangan adalah suatu surat yang membantu seseorang untukbertanya tentang hal yang tidak diketahui oleh si pembuat surat yang berkaitan dengan produk, pekerjaan, dana, materi promosi, dll Format surat permintaan keterangan harus berisi informasi detail dan sedemikian rupa sehingga penerima surat didorong untuk menjawab dan membalas surat tersebut.

            Surat permintaan keterangan biasanya ditulis untuk menanggapi sebuah iklan atau komunikasi langsung lainnya. Dalam surat permintaan keterangan Anda perlu menjelaskan alasan anda menulis surat permintaan keterangan dengan jelas.

            Ketika menulis sebuah surat permintaan keterangan kita perlu menyebutkan informasi detail tentang diri kita atau informasi detail tentang si pembuat surat permintaan keterangan, tempat kita bekerja (jika diperlukan) dan alasan untuk apa kita memerlukan informasi tertentu. Dalam surat permintaan keterangan, kita harus dengan jelas menyebutkan jenis informasi yang kita butuhkan.

            Kita perlu menyebutkan rincian kontak kita, yang mencakup alamat, nomor telepon, alamat email. Hal ini diperlukan untuk si penerima agar dia dapat menghubungi kita dalam menanggapi surat permintaan keterangan kita. Kita perlu berterima kasih kepada pihak yang telah mengirimkan balasan surat permintaan keterangan kita. Dengan sikap sopan kita seperti ini diharapkan membantu kita untuk mendapatkan informasi yang kita perlukan.

• SAMPLE OF INQUIRY LETTER

PT. ABDURAHMAN PERSADA

Jl. Ujung Harapan Raya No. 57

Kab.Bekasi

                                        2 December, 2011

PT. PRIMA NUGROHO

Jl. KrakatauBlok A7 No.43

BekasiTimur

Dear Sir or Madam,

We saw your product at International Design of Shoes Fair in Mega Bekasi on 1December 2011 and made interested us.

Please send types of sample, the terms and catalogue of the shoes. If the cost is low and the types of sample are interesting, we will order your product.

We are looking forward to receiving your reply soon.

Yours faithfully,

 

DeniSoeltoni
Head of Distributor

• SAMPLE REPLYOF INQUIRY LETTER

PT. PRIMA NUGROHO

Jl. Krakatau Blok A7 No.43

BekasiTimur

               4 December, 2011

PT. ABDURAHMAN PERSADA

Jl. Ujung Harapan Raya No. 57

Kab.Bekasi

Dear MrDeniSoeltoni,

We thank you for you inquiry of 2 December, 2011. As requested, we enclose our illustrated catalogue which gives complete details of our shoes, together with the prices and the models.

We expect that our catalogue, prices, and the terms give all information requested.

We are looking forward to receiving your order soon.

Yours sincerely,

YudhaPradipta
Chief  Manager

Encl.    illustrated catalogue

Sumber :http://klikding.blogspot.com/2011/12/inquiry-letter-of-english-business.html